現場の人の動きの可視化で、製造原価の中の今まで見えていなかった部分が見えるようになり、今までできなかった改善ができるようになります。現場と管理者が一体となって行った業務効率化をご紹介します。

株式会社ビック・ツール営業課

PROCESSVIEWERは、社員と一緒に業務改善するためのコミュニケーションツール

Point

    社員の業務上の困りごとを掘り起こす。
    客観的なデータを素に、上司と部下が同じ目線でコミュニケーション。

導入の背景

拡大する営業戦略に対応するための組織の再編を行う中、既存の部署の古い業務は、新しい部門では無駄な業務にもなるため、業務の整理整頓が必要になります。しかし、事務系の業務は製造部門と違い、きちんと作業工程が決まっていないことが多く、すぐに業務の整理整頓というわけにはいきませんでした。また、「担当者しかわからない」属人的な業務もたくさんあり、作業内容を聞き出すのも難しい状況でした。

総務・営業などの事務部門を統括する藤原部長は、製造部門でProcessViewerを導入していることを知り、「いつ」「誰が」「何の業務を」しているのか概要だけでも見えてくれば、無駄や困りごとなど、何か見えてくるのではないかとの期待から、導入を試みました。

運用の効果

導入に際し、社員からは、見張られるのではないか、ダメ出しをされるのではないかとの警戒感を示されましたが、「本人が納得して仕事をすることが優先」との考えを伝え、監視目的ではなく、上司・部下共に効率的な仕事のやり方を「一緒に構築する」ことを共通理解としました。

マスタデータ作成には、上司側からの「こうあるべき」というものをなくし、業務も細かく分類せず、自らの業務を報告してもらう形でマスタ登録し、作業時間のデータ収集を行いました。

すると、上司が把握していない業務が、現場では行われていることがあることが分かり、それが社員の負担になっていることなどの発見があり、作業時間データを基に上司と部下の間で、改善に向けた建設的な意見交換をすることができるようになりました。

上司が部下へ一方的に指示を出すより、ProcessViewerの集計データを通じ、上司は部下へ気付きを与えられ、今では、部下が報告や相談のために上司のもとに訪れてくることが格段に多くなっています。

今では、ProcessViewerをコミュニケーションツールとして利用し、組織再編成のための業務の整理整頓に役立てています。

目指す姿

医療用ドリルや海外向けのドリルの販売拡大を目指す営業戦略の下、日々集まってくる受注情報、顧客情報、売り上げ状況、生産進捗など、営業部門は多くの情報を整理しながら、お客様との対応をしなければなりません。その情報は、日々増えていく一方です。

経理・営業事務などの事務系部門は、営業部門にとって有効な情報を使いやすい状態に素早く処理し、タイムリーに営業マン一人一人に提供する役目があります。

現在行っている組織再編により、無駄な業務は削減し、必要な業務はその流れを明確にし、事務系部門は、営業部門を縁の下から支える存在として、企業の成長戦略に貢献したいと思っています。